Baahida loo qabo caddayn dokumeenti ah ee go'aamada ka dhigay lagama maarmaan ah in xaaladaha ay si wadajir ah qaaday. Inta badan si uu u xaliyo koorsada dhacdooyinka waxaa loo isticmaalaa noocan oo kale ah xogta lagu qoro sida hab maamuuska.
ereyga "maamuuska" waxay leedahay dhowr macne - waxa lagu rakibi karo iyo nidaamka ku jira xaalad gaar ah, oo si fiican loogu talagalay dokumenti rasmi ah oo ka kooban xogta isku xigxiga lagu jiro wada-hadalka, dooda iyo go'aan qaadashada kulamada, shirarka iyo kulamada. Fadlan la soco in uu leeyahay noocyo dhowr ah oo kala duwan in ay ujeeddada. Minutes of kulanka kireystayaasha waa dokumenti ah ee category a xoogaa ka duwan tahay, tusaale ahaan, warbixinta oo ka mid ah masuuliyiinta baaritaan ama wax kale oo awood kormeerka.
Kulan of joogto ah / bulshada collegial ku meel gaar ah (kulanka guddiga of saamileyda, kiraystayaasha, Board of Directors) maado si ay waraaqo khasab ah. Iyadoo ku xiran go'aanka ay qaadeen guddoomiyaha ururka ama kooxda, daqiiqo shirka lagu qaban karo buuxa (record fiican khudbado, doodaha, su'aalaha iyo jawaabaha) ama foomka soo gaabiyey. Sida caadiga ah, inta lagu guda jiro xoghayaha casharka ama qof kale oo masuul ka hayaa diiwaanka wax kasta oo dhaca, ururiya qalabka la xiriira la siiyo ka qaybgalayaasha, ka dibna iyaga ku keenaa galay dukumenti hal.
Iyadoo la tixgelinayo shuruudaha warqada rasmiga ah, in ay loogu talagalay in heerka gobolka ee xukuma siyaasadaha saxda ah. Tusaale ahaan, in ka daqiiqo ee kulanka Milkiilayaasha ama kiraysteyaasha wakiilada kooxaha kale iyo ururada, marka lagu daro magaca document iyo ururka, taariikhda dhacdada iyo ajandaha waa in la tilmaamay xog ah guddoomiyaha, xoghayaha, iyo dhinacyada dhigata.
kooban oo ka mid ah nidaamka macluumaadka waa sida soo socota: Play - dhigay (iyo) - go'aansaday / heshiiyeen. saxnaanta xogta la xuruuf saxiixa ah guddoomiyaha iyo xoghayaha. Haddii loo baahdo, ka qaybgalayaasha shirka waxaa laga heli karaa sida aad nuqul buuxa daqiiqo ah, iyo sidoo kale hoostana aad ka qayb kasta oo ka mid ah.
Qaar ka mid ah Gudigga xogta macluumaadka waa dokumenti tarjumaysaa in dadka si wadajir ah kulan, ku nool dhismayaasha dhaadheer. Xaaladdan oo kale, kulanka dadka guryaha leh hab maamuuska yihiin in la hubiyo macluumaadka ku qoran foomka dhacdada (kulan dhabta ah ee dadka ama codbixinta maqan ajendaha), cinwaanka dhabta ah iyo meesha of shay sheegay go'ay, tirada dadka cod-jooga ah iyo cadaab.
Intaa waxaa dheer, codsiga khasab ah in dokumentiga waa liiska qoyska ka mid ah ka qaybgalayaasha (ama wakiiladooda), iyadoo tirada guryaha, in hantida. Haddii aragtida dadka degan ayaa la helay iyaga oo maqan, in liiska dheeraad ah waa in la cayimay ma aha oo kaliya on xogta aadanaha, laakiin sidoo kale go'aanada ay dhammaan arrimaha on ajandaha. Sidoo kale, waa in ay sidoo kale waxaa ka mid ah macluumaadka ku saabsan dokumentiga, isagoo rumeyn xaq u lahaanshaha ama haysashada meel gaar ah in qayb ka mid ah guriga, iyo sidoo kale doonista muwaadin kasta oo alaabta lagu tilmaamay in ajandaha foomamka cad oo (heshiin, raacsanayn, fogaataan). Kaliya xaaladan hoos, dadka deegaanka kulan daqiiqo ansax noqon doonaa.